TRaummacher
Anfragen
Zurück zum Ratgeber Wohnungsübergabe

Wohnungsübergabe für Vermieter und Hausverwaltungen: Übergabe und Rücknahme

9. Oktober 2026·12 Min. Lesezeit, mit allen Klappebenen 21 Min.·von Richard
Gezeichneter großer Schlüssel mit Übergabeprotokoll auf fast schwarzem Grund, Überschrift: Übergabe und Rücknahme

Ein Übergabeprotokoll entscheidet darüber, was sich später noch geltend machen lässt. Eine Frist von sechs Monaten entscheidet darüber, ob das rechtzeitig geschieht. Dieser Beitrag geht beide Termine durch, die Übergabe an den neuen Mieter und die Rücknahme beim Auszug, in Schritten und mit dem Protokoll zum Ausdrucken.

Sicherheit zuerst

Eine Übergabe kann nicht nur Streit einbringen, sondern auch eine Anzeige oder einen Versicherungsschaden. Diese Punkte gehören geklärt, bevor der erste Termin ansteht.

Wenn Sie den Zutritt nicht sauber vereinbaren können oder die Wohnung im Winter länger leer steht, lassen Sie sich lieber begleiten. Ein dokumentierter Rundgang ist deutlich billiger als ein Wasserschaden oder ein Streit über ein unbefugtes Betreten.

Die beiden Felder darunter führen zu dem Termin, der gerade ansteht. Ganz unten stehen außerdem die Fragen, die aus Verwaltungen immer wieder kommen.

Es gibt zwei Termine, und der erste entscheidet über den zweiten. Ohne ein vollständiges Übergabeprotokoll vom Einzug wird bei der Rücknahme Jahre später ein Zustand beschrieben, der sich mit nichts vergleichen lässt.

Wohnung an einen neuen Mieter übergeben

1. Vorbereitung vor dem Termin

  1. Den Zustand vollständig festhalten, bevor der neue Mieter einzieht, am besten mit einem eigenen Rundgang und Fotos.
  2. Die Schlüsselliste anlegen: je Art die Anzahl, die tatsächlich ausgegeben wird.
  3. Das Rücknahmeprotokoll des Vormieters bereitlegen, damit nichts doppelt aufgenommen wird.
  4. Hausordnung, Zählerübersicht und die Unterlagen zu Heizung und Rauchmeldern bereithalten.
  5. Vor der Schlüsselübergabe klären, dass der Mietvertrag von beiden Seiten unterschrieben und die erste Kautionsrate eingegangen ist. Die weiteren Raten darf der Mieter mit den nächsten Mieten zahlen (§ 551 Abs. 2 BGB).
  6. Die Wohnungsgeberbestätigung vorbereiten. Der Vermieter ist zur Mitwirkung bei der Anmeldung verpflichtet und muss den Einzug bestätigen (§ 19 Abs. 1 BMG); ohne dieses Papier wird die Anmeldung für den Mieter schwierig, und eine Weigerung meldet er der Meldebehörde (§ 19 Abs. 2 BMG).

2. Übergabetag das Protokoll für später

  1. Den Zustand Raum für Raum aufnehmen, auch das, was in Ordnung ist. Ein leeres Protokoll nützt später nichts.
  2. Die Mängel aufnehmen, die der Mieter benennt, und sie neutral beschreiben, statt sie zu bewerten.
  3. Jeden Raum und jeden Mangel mit Datum fotografieren und die Fotonummern eintragen.
  4. Die Zählerstände mit Zählernummer aufnehmen. Bei Heizung und Warmwasser ist die Zwischenablesung beim Nutzerwechsel Pflicht des Gebäudeeigentümers (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV).
  5. Die Schlüssel nach Art getrennt übergeben und die Zahl je Art quittieren lassen.
  6. Die Technik gemeinsam durchprüfen und das Ergebnis vermerken: Heizung und Warmwasser, Elektrik, Rollläden, Fenster- und Türmechanik, Rauchmelder, Klingel und Gegensprechanlage.
  7. Eine Einweisung geben: Heizung und Thermostate, Absperrventile, Sicherungskasten, Müllplatz und Trennung, Hausordnung, Stellplatz, Keller und Boden.
  8. Auf vorgedruckte Sätze wie „die Wohnung wird mangelfrei übernommen" verzichten. Eine solche vorformulierte Bestätigung kann als Klausel unwirksam sein (§ 309 Nr. 12 Buchstabe b BGB) und beschädigt das Vertrauen im Termin.
  9. Beide Seiten unterschreiben lassen und dem Mieter sofort eine Kopie geben.
  10. Das Protokoll zur Mietakte legen. Es ist in einigen Jahren der Maßstab für die Rücknahme.

3. Nachbereitung nach dem Termin

  1. Nachgemeldete Mängel des Mieters schriftlich zur Akte nehmen, mit Datum.
  2. Den Nutzerwechsel den Versorgern und dem Abrechnungsdienst melden.
  3. Protokoll, Fotos und Schlüsselquittung zusammen ablegen, digital und auffindbar.

Wohnung zurücknehmen

1. Vorbereitung der häufigste vermeidbare Fehler

  1. Den Termin in die Tagesstunden legen, nicht auf den letzten Miettag um halb sechs. Liegt die Rücknahme vor dem Mietende, beginnt die Sechsmonatsfrist trotzdem schon mit dem Rückerhalt (§ 548 Abs. 1 Satz 2 BGB). Wer früh begehen will, macht eine Vorabnahme ohne Schlüsselrückgabe.
  2. Mindestens eine Stunde einplanen. Unter Zeitdruck entsteht kein Protokoll, sondern eine Unterschrift unter drei Stichworten.
  3. Das Einzugsprotokoll mitbringen, dazu den Mietvertrag mit den Sonderabreden und die Schlüsselliste. Ohne das Einzugsprotokoll fehlt der Vergleichsmaßstab für alles, was strittig wird.
  4. Protokollvorlage, Kamera, Taschenlampe und Zollstock mitnehmen und die Reihenfolge der Räume vorher festlegen.

2. Übergabetag beschreiben, nicht bewerten

  1. Raum für Raum in immer derselben Reihenfolge vorgehen: Wände und Decke, Boden und Sockelleisten, Fenster und Rollläden, Türen und Beschläge, Schalter, Heizkörper, Einbauten.
  2. Mängel konkret beschreiben: Ort, Art und ungefähre Größe. „Wohnung verschmutzt" ist wertlos, „Schlafzimmer Nordwand, 14 Dübellöcher, ca. 8 mm" ist brauchbar.
  3. Den Zustand beschreiben, nicht bewerten. Ob etwas noch vertragsgemäße Abnutzung ist (§ 538 BGB) oder ein ersatzpflichtiger Schaden, wird im Termin ohnehin nicht geklärt.
  4. Jeden Mangel fotografieren und die Fotonummer in der Zeile vermerken.
  5. Die Zähler je Medium mit Nummer und Stand aufnehmen; bei Heizung und Warmwasser ist die Zwischenablesung Pflicht des Gebäudeeigentümers (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV).
  6. Die Schlüssel nach Art getrennt zählen und fehlende Stücke ausdrücklich vermerken.
  7. Rauchmelder, Keller, Dachboden, Balkon, Briefkasten und Klingelschild prüfen.
  8. Offene Punkte mit Frist und Zuständigkeit aufnehmen und Strittiges als strittig kennzeichnen.
  9. Die Schlüssel nur persönlich und gegen Quittung annehmen, nicht über Briefkasten oder Hausmeister ohne Vollmacht. Schriftlich festhalten, wann die Wohnung tatsächlich zurückgekommen ist. Dieser Tag ist der Beginn der wichtigsten Frist.
  10. Die Rücknahme nicht verweigern, auch wenn die Wohnung nicht so aussieht wie erwartet. Wer die geräumte Wohnung nicht annimmt, gerät in Annahmeverzug, gilt also selbst als säumig, und verliert damit die Nutzungsentschädigung. Anders, wenn noch Möbel oder Hausrat in größerem Umfang in der Wohnung stehen: Dann ist sie nicht vollständig zurückgegeben (§ 546 Abs. 1 BGB). Der richtige Weg ist: annehmen und im Protokoll festhalten. Eine Frist, wo sie nötig ist, setzt der Vermieter danach selbst.
  11. Beide Seiten unterschreiben lassen; jede bekommt sofort eine Kopie. Unterschreibt der Mieter nicht, wird er nicht dazu gezwungen. Die Verweigerung wird vermerkt und der Zustand mit Zeugen und Fotos gesichert.
  12. Neue Anschrift und Bankverbindung des Mieters aufnehmen.

3. Nachbereitung hier liegt die Zeitfalle

  1. Zuerst die Schadenspositionen bearbeiten. Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten ab Rückerhalt (§ 548 Abs. 1 BGB), nicht ab Vertragsende. Eine Mahnung oder ein Kostenvoranschlag hält diese Frist nicht an; wie das geht, steht unten bei den Sonderfällen.
  2. Das nicht mit der Kaution verwechseln. Für die Kautionsabrechnung gilt eine angemessene, einzelfallabhängige Prüffrist, die auch länger als sechs Monate dauern kann (BGH, VIII ZR 71/05). Die Schadensersatzansprüche verjähren davon unabhängig.
  3. Einen angemessenen Teil bis zur Betriebskostenabrechnung zurückbehalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist.
  4. Die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Frist läuft ab Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab dem Auszug.
  5. Bei Schlüsselverlust nüchtern rechnen: Ersatz für den Austausch einer Schließanlage kommt in Betracht, wenn er aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. Ein Vermögensschaden liegt aber erst vor, wenn die Anlage tatsächlich ausgetauscht wurde (BGH, VIII ZR 205/13). Eine Kostenschätzung genügt nicht.
  6. Kam die Wohnung zu spät zurück, kann der Vermieter für die Dauer der Vorenthaltung die vereinbarte oder die ortsübliche Miete als Entschädigung verlangen, weiterer Schaden bleibt daneben möglich (§ 546a BGB). Das gilt nicht, wenn er selbst die Annahme verweigert hat.
  7. Damit rechnen, dass die Beweislast beim Vermieter liegt: Er muss darlegen, dass die Schadensursache aus dem Herrschafts- und Obhutsbereich des Mieters stammt (BGH, XII ZR 272/97; XII ZR 71/01). Zuerst muss er belegen, dass der Schaden bei Mietbeginn nicht da war, und dafür gibt es das Einzugsprotokoll. Genau deshalb sind Einzugsprotokoll, Rücknahmeprotokoll und datierte Fotos das eigentliche Kapital.
  8. Protokoll, Fotos und Schlüsselquittung zusammen ablegen.
Warum ein Protokoll ohne Mängel für Vermieter gefährlich ist

Ein Protokoll ist nicht vorgeschrieben, aber es ist die Beweisgrundlage des Vermieters, und es wirkt in beide Richtungen. Ein Protokoll, in dem keine Schäden stehen, kann so ausgelegt werden, dass der Vermieter später nur noch das geltend machen kann, was darin steht (BGH, Urteil vom 10.11.1982, VIII ZR 252/81). Das Protokoll ist deshalb kein Formalismus, den man unter Zeitdruck abkürzen kann, sondern die Stelle, an der ein Anspruch entsteht oder verlorengeht.

Der praktische Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem wertlosen Protokoll liegt in der Beschreibung. Wer neutral beschreibt, bekommt eine Unterschrift unter Tatsachen, und die hält später stand. Wer bewertet, bekommt eine Unterschrift unter ein strittiges Papier, sofern er sie überhaupt bekommt.

Eine einfache Ampel hilft dabei mehr als jede lange Formulierung, wenn sie nach Handlungsbedarf sortiert und nicht nach Rechtslage. Grün heißt: keine Maßnahme. Gelb heißt: Kleinmaßnahme oder klären, etwa ein Dübelloch, eine lose Leiste, eine alte Fuge. Rot heißt: Fachbetrieb oder erheblich, etwa Glasbruch, Wasserschaden, Schimmel, defekte Technik. Wörter wie „vertragsgemäß", „Gebrauchsspur" oder „Mangel" gehören nicht in die Ampel, denn sie sind schon die Bewertung, die der Termin nicht leisten soll. Wer so aufnimmt, streitet hinterher über deutlich weniger Punkte.

Sonderfälle auf Vermieterseite, die im Alltag Geld kosten
Schönheitsreparaturen: was seit 2015 und 2020 nicht mehr trägt

Die Erhaltung der Wohnung ist zunächst Sache des Vermieters (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB), nur eine wirksame Klausel verschiebt sie auf den Mieter. Gekippt sind unter anderem starre Fristenpläne (BGH, VIII ZR 361/03), die Abwälzung auf den Mieter einer unrenoviert übergebenen Wohnung ohne angemessenen Ausgleich und die Quotenabgeltungsklausel, also die anteilige Beteiligung des Mieters an einer erst künftig fälligen Renovierung (BGH, VIII ZR 185/14 und VIII ZR 242/13, beide vom 18.03.2015). Seit 2020 gilt zusätzlich: Hat der Mieter unrenoviert übernommen und verlangt er Renovierung, muss der Vermieter renovieren, der Mieter beteiligt sich aber in der Regel zur Hälfte an den Kosten (BGH, VIII ZR 163/18 und VIII ZR 270/18).

Die Zahlen 3, 5 und 7 Jahre für Küche, Wohnräume und Nebenräume sind eine Orientierung aus älterer Rechtsprechung, kein Gesetz. Werden sie starr formuliert, machen sie die Klausel sogar unwirksam.

Die Renovierungszusage im Protokoll, der stärkste und heikelste Punkt

Verpflichtet sich der Mieter im Übergabeprotokoll individuell und nicht vorformuliert dazu, noch zu renovieren, bindet ihn das auch dann, wenn die Klausel im Mietvertrag unwirksam war (BGH, VIII ZR 71/08). Das ist nur dann belastbar, wenn es wirklich ausgehandelt und nicht vorgedruckt war. Ein vorformulierter Satz im Protokollformular erreicht das Gegenteil.

Kleinreparaturklausel

Wirksam nur mit Beschränkung auf Teile, die häufig dem Zugriff des Mieters ausgesetzt sind, und mit einer Obergrenze für mehrere Reparaturen im Jahr (BGH, VIII ZR 91/88; VIII ZR 129/91; VIII ZR 38/90). Fehlt die Jahresgrenze, ist die ganze Klausel unwirksam. Die kursierenden Eurobeträge stammen von Instanzgerichten, nicht vom Bundesgerichtshof, und taugen deshalb nicht als sichere Grenze.

Die Zwischenablesung und wer sie bezahlt

Bei Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums muss der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung der betroffenen Räume vornehmen (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Für Strom, Gas und Kaltwasser gibt es keine vergleichbare Pflicht aus einer Verordnung. Wer Wasser nach Verbrauch abrechnet, braucht den Stand beim Wechsel trotzdem (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB); Strom und Gas laufen meist direkt über den Mieter, der die Ablesung für seine Abmeldung braucht. Die Kosten der Zwischenablesung trägt der Vermieter, wenn nichts anderes wirksam vereinbart ist; sie sind keine Betriebskosten (BGH, VIII ZR 19/07).

Rauchmelder

Landesrecht, nicht bundesweit gleich. In Thüringen verlangt die Bauordnung mindestens einen Rauchwarnmelder in Schlafräumen, Kinderzimmern und in Fluren, über die Rettungswege von Aufenthaltsräumen führen (§ 51 Abs. 4 ThürBO). ⚠ Ältere Ratgeber nennen dafür noch eine andere Paragrafennummer. Und wer den Melder betriebsbereit hält, regelt die heutige Thüringer Bauordnung nicht ausdrücklich; die anderswo übliche Aufteilung „Eigentümer baut ein, Bewohner hält betriebsbereit" steht in anderen Landesgesetzen. Die Wartung gehört deshalb ausdrücklich in den Mietvertrag und der Zustand der Melder in jedes Protokoll.

Leerstand im Winter, die Lücke, die kaum jemand behandelt

Zwischen zwei Mietern liegt die Wohnung beim Vermieter, und damit auch das Frostrisiko. Eine mietrechtliche Vorschrift dazu gibt es nicht, und eine belastbare Zahl für eine Mindesttemperatur ebenso wenig. Praktisch heißt das: Heizung nicht ganz abstellen, Wasser gegebenenfalls absperren und die Leitungen entleeren, Fenster geschlossen halten, regelmäßig nachsehen und das dokumentieren. Dazu lohnt ein Blick in die Gebäudeversicherung, denn dort stehen bei Leerstand oft eigene Auflagen (Musterbedingungen des GDV, VGB 2022, A 20.1.2 und A 20.1.3).

Wenn der Mieter nicht erscheint oder nicht unterschreibt

Niemand kann zur Unterschrift gezwungen werden. Der Zustand wird dann einseitig aufgenommen, mit mindestens einer unbeteiligten Person als Zeugen und mit datierten Fotos, dazu der Vermerk, dass und warum keine Unterschrift vorliegt. Ein Mitmieter oder Ehepartner, der selbst im Vertrag steht, ist dafür nicht unbeteiligt. Erscheint der Mieter gar nicht, wird zusätzlich festgehalten, wann der Vermieter die tatsächliche Verfügungsgewalt über die Wohnung zurückerhalten hat, denn erst ab diesem Tag läuft die Sechsmonatsfrist.

Untermiete und Vertretung

Der Gebrauch kann auch einem Dritten überlassen worden sein; die Rückgabe kann dann auch von diesem verlangt werden (§ 546 Abs. 2 BGB). Bei Vertretung gehört eine schriftliche Vollmacht dazu, und eine Kopie davon kommt zum Protokoll. Ohne Vollmacht kann eine Begleitung aufnehmen und fotografieren, aber nicht abnehmen.

Die Sechsmonatsfrist anhalten und die Kaution verwerten

Eine Mahnung, eine Fristsetzung oder ein Kostenvoranschlag halten die Verjährung nicht an. Gehemmt wird sie, solange über den Anspruch verhandelt wird (§ 203 BGB), und durch eine Klage, einen Mahnbescheid oder ein selbständiges Beweisverfahren (§ 204 Abs. 1 Nr. 1, 3 und 7 BGB). Nach dem Mietende muss der Vermieter in angemessener Frist erklären, welche Forderungen er geltend macht; danach darf er die Kaution auch für Forderungen verwerten, die der Mieter bestreitet (BGH, VIII ZR 141/17). Gegen eine Barkaution darf er in aller Regel sogar mit Schadensersatzansprüchen aufrechnen, die inzwischen verjährt sind (BGH, VIII ZR 184/23).

Was der Mieter zurücklässt

Zurückgelassene Möbel und Sachen gehören weiter dem Mieter. Sie werden fotografiert und aufgelistet, und der Mieter wird schriftlich zur Abholung aufgefordert. Solange der Mieter die Wohnung nicht zurückgegeben hat, ist eigenmächtiges Räumen ohne Titel verbotene Eigenmacht, und der Vermieter haftet auch ohne Verschulden (BGH, VIII ZR 45/09). Auch danach gehören zurückgelassene Sachen weiter dem Mieter. Stehen noch Sachen in größerem Umfang in der Wohnung, ist sie nicht vollständig zurückgegeben (§ 546 Abs. 1 BGB), und eine Nutzungsentschädigung kommt in Betracht (§ 546a BGB).

Schadensersatz: wann eine Frist nötig ist, und neu für alt

Für Schäden an der Wohnung, etwa ein Brandloch im Boden oder eine zerbrochene Scheibe, kann der Vermieter sofort Geldersatz verlangen, ohne dem Mieter vorher eine Frist zur Beseitigung zu setzen (BGH, VIII ZR 157/17). Anders bei Schönheitsreparaturen, die der Mieter wirksam übernommen und nicht ausgeführt hat: Dort ist vorher eine angemessene Frist nötig (§ 281 Abs. 1 BGB). Ersetzt wird außerdem nur der Zeitwert. Bei einem alten Teppich oder einer alten Tapete kann der Schaden deshalb gering sein oder ganz entfallen; Alter und Zustand muss der Vermieter belegen (BGH, VIII ZR 263/17, zu abgerissenen alten Tapeten).

Das Übergabeprotokoll, das wir selbst benutzen

Zwei Seiten A4, für den Einzug und für den Auszug, mit einem Ankreuzfeld oben, das den Anlass festhält. Es ist dasselbe Blatt, das wir bei begleiteten Übergaben ausfüllen, und es deckt sieben Abschnitte ab:

Übergabeprotokoll herunterladen PDF, kostenlos, von T-Raummacher

Dasselbe Protokoll digital: das Übergabe-Werkzeug für Verwaltungen

Für Häuser mit mehreren Einheiten gibt es dieses Protokoll auch als geschützte Seite im Browser. Jede Einheit eines Hauses wird angelegt, jeder Punkt gleich mit Foto festgehalten und am Ende ein vollständiges Protokoll samt Fotoanlage gedruckt, mit den Foto-Nummern an den richtigen Stellen. Der Vergleich stellt das Einzugs- und das Auszugsprotokoll einer Einheit Raum für Raum nebeneinander und hebt hervor, was in der Mietzeit dazugekommen ist.

Alle Angaben und Fotos bleiben im Browser des eigenen Geräts, es wird nichts hochgeladen und kein Server speichert sie. Die Seite lässt sich nur mit einem Zugang öffnen, den Richard Grimm nach einer Anfrage persönlich einrichtet. Für Verwaltungen, die mit uns arbeiten, ist der Zugang enthalten, für alle anderen machen wir ein Angebot.

Zugang anfragen Ohne Zugang lässt sich die Seite nicht öffnen

Fragen, die aus Verwaltungen immer wieder kommen

Kurze Antworten auf das, was in Vermieter-Foren und FAQ-Bereichen am häufigsten steht. Die Begründungen dazu stehen weiter oben.

Muss ein Übergabeprotokoll überhaupt erstellt werden?

Eine gesetzliche Pflicht dazu gibt es nicht, das Gesetz verlangt in § 546 BGB nur die Rückgabe der Wohnung. Trotzdem ist das Protokoll die gesamte Beweisgrundlage. Mit und ohne Protokoll muss der Vermieter beweisen, dass die Schadensursache aus dem Herrschafts- und Obhutsbereich des Mieters stammt (BGH, XII ZR 272/97). Das Protokoll ist das Mittel dazu, und ohne Papier gelingt der Beweis selten.

Der Mieter unterschreibt nicht oder erscheint gar nicht.

Zur Unterschrift lässt sich niemand zwingen. Der Zustand wird dann einseitig aufgenommen, mit mindestens einer unbeteiligten Person als Zeugen und mit datierten Fotos, dazu der Vermerk, dass und warum keine Unterschrift vorliegt. Zusätzlich wird festgehalten, wann der Vermieter die tatsächliche Verfügungsgewalt über die Wohnung zurückbekommen hat: Ab diesem Tag läuft die Sechsmonatsfrist (§ 548 Abs. 1 BGB).

Darf ich die Rücknahme verweigern, wenn die Wohnung nicht in Ordnung ist?

Besser nicht. Wer die geräumte Wohnung nicht annimmt, gerät in Annahmeverzug und verliert damit die Entschädigung für eine verspätete Rückgabe, die sonst nach § 546a BGB in Betracht käme. Der richtige Weg ist: annehmen und alles im Protokoll festhalten. Für Schäden an der Wohnung kann der Vermieter danach Geldersatz verlangen, ohne vorher eine Frist zu setzen (BGH, VIII ZR 157/17). Für nicht ausgeführte Schönheitsreparaturen setzt er dem Mieter zuerst selbst eine angemessene Frist (§ 281 Abs. 1 BGB).

Wie lange kann ich Schäden noch geltend machen?

Sechs Monate ab dem Tag, an dem der Vermieter die Wohnung zurückbekommen hat (§ 548 Abs. 1 BGB), nicht ab Vertragsende. Das ist kurz, und es ist die häufigste teure Panne auf Vermieterseite. Anhalten lässt sich die Frist durch Verhandlungen, Klage, Mahnbescheid oder ein selbständiges Beweisverfahren (§§ 203, 204 BGB), nicht durch eine Mahnung. Gegen die Barkaution darf auch danach noch aufgerechnet werden (BGH, VIII ZR 184/23). Deshalb kommen die Schadenspositionen zuerst und die Kautionsabrechnung danach.

Wie viel darf ich von der Kaution einbehalten, und wie lange?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Dem Vermieter steht eine angemessene Prüffrist zu, deren Länge sich nach dem Einzelfall richtet, und die kann auch mehr als sechs Monate betragen (BGH, VIII ZR 71/05). Ein angemessener Teil darf bis zur Betriebskostenabrechnung zurückbehalten werden, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist. Der Rest darf nicht pauschal liegenbleiben.

Ein Mangel fällt erst nach dem Termin auf. Kann ich ihn noch anmelden?

Nur eingeschränkt. Ein gemeinsam unterschriebenes Protokoll ohne Mängel kann so ausgelegt werden, dass der Vermieter später nur noch das geltend machen kann, was darin steht (BGH, VIII ZR 252/81). Für versteckte Mängel, die beim Termin auch bei sorgfältigem Hinsehen nicht erkennbar waren, gilt das nicht. Und die Sechsmonatsfrist bleibt in jedem Fall die Grenze für eine Klage.

Muss ich beim Auszug die Zähler ablesen lassen?

Bei Heizung und Warmwasser ja: Bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums muss der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung vornehmen (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Für Strom, Gas und Kaltwasser gibt es keine Pflicht aus einer Verordnung; wer Wasser nach Verbrauch abrechnet, braucht den Stand trotzdem (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB). Die Kosten der Zwischenablesung trägt der Vermieter, wenn nichts anderes wirksam vereinbart ist (BGH, VIII ZR 19/07).

Zahlt der Mieter bei Schlüsselverlust die ganze Schließanlage?

Nicht automatisch. Ersatz kommt in Betracht, wenn der Austausch wegen einer konkreten Missbrauchsgefahr aus Sicherheitsgründen erforderlich ist. Ein ersatzfähiger Vermögensschaden entsteht aber erst, wenn die Anlage tatsächlich ausgetauscht worden ist (BGH, VIII ZR 205/13). Ein Kostenvoranschlag genügt dafür nicht.

Und wenn es jemand anderes machen soll

Was T-Raummacher für Hausverwaltungen übernimmt

Es sind drei Dinge, und wir trennen sie bewusst voneinander.

Die Wohnung übergabefertig machen

Regale, Gardinenstangen und Halterungen abnehmen, die dem Vermieter gehören oder schriftlich freigegeben sind, Dübellöcher schließen, Beschläge und Griffe nachziehen, Türen und Fenster justieren, Silikonfugen in Bad und Küche erneuern, Tapete entfernen, Rauchmelder montieren oder tauschen, besenreine Grundordnung herstellen. Was der Mieter zurückgelassen hat, fotografieren und listen wir auf; entsorgt wird es von uns nicht. Das ist der Teil, der zwischen zwei Mietverhältnissen die Zeit kostet.

Die Übergabe durchführen, auf Wunsch mit Vollmacht

Wir gehen Raum für Raum in immer derselben Reihenfolge durch. Dabei lesen wir die Zähler ab und fotografieren sie so, dass Zählernummer und Stand beide lesbar sind, gleichen die Schlüssel nach Art getrennt mit der Schlüsselliste ab und nehmen die Mängel mit der Ampel auf. Das Protokoll erstellen wir mit datierten Fotos. Beide Seiten unterschreiben, beide bekommen sofort eine Kopie. Soll stellvertretend für den Vermieter abgenommen und quittiert werden, braucht es dafür einen schriftlichen Auftrag oder eine Vollmacht auf Richard Grimm. Ohne sie können wir aufnehmen und fotografieren, aber nicht rechtsverbindlich abnehmen.

Protokoll und Fotos, und eine Ansprechperson

Das ausgefüllte Protokoll und die datierten Fotos gehen digital an die Verwaltung, in der Form, die für die Akte gebraucht wird. Dazu gehören eine feste Ansprechperson, keine wechselnde Nummer, und eine Abrechnung pro Objekt statt vieler Einzelrechnungen.

Genauso klar ist, was wir nicht tun. Wir bewerten nicht rechtlich, wer welchen Schaden zahlt. Elektro-, Gas- und Wasseranschlüsse fassen wir nicht an, ebenso wenig Statik oder Schimmelsanierung. Vollflächige Malerarbeiten und eine Endreinigung als Gebäudereiniger-Leistung erbringen wir nicht selbst, sondern koordinieren dafür Fachbetriebe.

Was es kostet

Für Gewerbe und Hausverwaltungen rechnen wir netto zuzüglich Umsatzsteuer ab, also voll vorsteuerabzugsfähig. Private Vermieter zahlen die Bruttopreise in Klammern. Die dokumentierte Übergabe hat drei feste Stufen je Übergabe, nach Wohnungsgröße: 125,21 € netto (149,00 € brutto) für 1 oder 2 Zimmer bis 60 m², 167,23 € netto (199,00 € brutto) für 3 oder 4 Zimmer bis 110 m² und 226,05 € netto (269,00 € brutto) für 5 Zimmer oder ein Haus bis 160 m². Arbeiten nach Aufwand kosten 42,02 € netto (50,00 € brutto) je Stunde. Dazu kommt eine Objekt-Staffel von 5 % ab drei, 10 % ab sechs und 15 % ab acht Einheiten, und eine Sammelrechnung je Objekt. Anfahrt 16,81 € netto je Einsatz, im Umkreis von 5 km um den Dom. Liegen mehrere Objekte weniger als 500 m auseinander, berechnen wir die Anfahrt nur einmal je Tour. Für private Vermieter gilt: Anfahrt 20 € im Umkreis von 5 km um den Dom. Alle Stufen, die Zusätze und der Ablauf stehen im Übergabe-Service auf der Seite für Hausverwaltungen.

Übergabe steht an?

Rufen Sie an unter 0162 3481243 oder schreiben Sie uns, um wie viele Einheiten es geht. Sie bekommen den Preis, bevor wir anfangen.

Anfragen

Für den eigenen Umzug steht die Mieterseite der Übergabe in einem eigenen Beitrag: Wohnungsübergabe für Mieter.

Quellen

Jede Aussage zu Gesetz und Rechtsprechung in diesem Beitrag steht hier mit ihrer Fundstelle. Was sich nicht belegen ließ, ist weggelassen worden. Gesetzestexte abgerufen bei gesetze-im-internet.de, Entscheidungen über dejure.org, lexetius.com und die Pressestelle des Bundesgerichtshofs, am 16.09.2026 und, wo vermerkt, später. Stand der Darstellung: Oktober 2026.

Was bewusst nicht in diesem Beitrag steht

Diese fünf Angaben stehen in fast jedem Ratgeber zum Thema. Sie fehlen hier, weil sie sich nicht als Regel belegen ließen. Dass sie fehlen, ist Absicht und kein Versehen:

Ein BGH-Urteil vom 20.01.1993 zu Dübellöchern (VIII ZR 10/92), das in Sekundärquellen zitiert wird, ist ebenfalls weggelassen, solange der Volltext nicht geprüft ist.

Keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag gibt allgemeine Hinweise zur Praxis von Wohnungsübergaben wieder und ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall. Was im Einzelfall gilt, hängt vom Mietvertrag und von den Umständen ab. Bei Streit über Kaution, Schönheitsreparaturen oder Schadenersatz helfen ein Mieterverein, Haus & Grund oder eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt für Mietrecht. Wir führen Wohnungsübergaben als organisatorische und dokumentarische Dienstleistung sowie die dazu passenden handwerklichen Kleinleistungen aus. Eine rechtliche Bewertung von Schäden oder Schuldfragen ist nicht Teil der Leistung, ebenso wenig zulassungspflichtige Fachgewerke wie Elektro, Gas, Sanitär, vollflächige Malerarbeiten, Statik oder Schimmelsanierung. Für die rechtsverbindliche Durchführung im Namen des Vermieters ist ein schriftlicher Auftrag oder eine Vollmacht erforderlich.
Alle Ratgeber-Beiträge Für Hausverwaltungen